Processo di certificazione ISO

3.1 Ricevuta della domanda:

La richiesta di certificazione ISO può essere ricevuta in diverse forme, per telefono, lettera, e-mail o fax.

3.2 Informazioni sul richiedente:

Il Responsabile del Dossier dovrà richiedere, all’organizzazione richiedente, di fornire le seguenti informazioni nel questionario TNV-F-001 per consentire a TNV di stabilire quanto segue:

1. lo scopo della certificazione desiderato;
2. le caratteristiche generali dell’organizzazione richiedente, compreso il suo nome e l’indirizzo (i) della sua ubicazione fisica, aspetti significativi del suo processo e delle sue operazioni ed eventuali obblighi legali pertinenti;
3. informazioni di carattere generale, rilevanti per il settore di certificazione richiesto, riguardanti l’organizzazione richiedente, quali le sue attività, risorse umane e tecniche, funzioni e rapporti in una società di maggiori dimensioni, se del caso;
4. Informazioni relative a tutti i processi in outsourcing utilizzati dall’organizzazione che influenzeranno la conformità ai requisiti;
5. Gli standard o altri requisiti per i quali l’organizzazione richiedente richiede la certificazione;
6. Informazioni concernenti l’utilizzo di consulenze relative al sistema di gestione

3.3 Revisione della domanda:

3.3.1 Alla ricezione del questionario di richiesta, i dettagli ricevuti devono essere rivisti da AM rispetto ai codici NACE/ANZSIC e i codici accreditati di IAF verificano la capacità di TNV di elaborare la certificazione. Il riesame deve essere condotto secondo la procedura n. P 06. “Procedura per il riesame della domanda e il riesame del contratto”, se lo stesso risulta rientrare nell’ambito di accreditamento di TNV, AM inoltra la domanda a QM per Revisione del contratto e processo di emissione dell’offerta.

3.4 Revisione del contratto:

3.4.1 QM deve preparare un preventivo dopo la revisione del contratto in base ai requisiti di Mandays, attività multisito e altre considerazioni. La stima dei giorni-uomo deve essere effettuata secondo la procedura TNV “Riesame del contratto”. E dopo aver ottenuto l’approvazione dall’amministratore delegato, sottopone la stessa al cliente. La questione deve essere seguita con il cliente per garantire l’attività.

3.4.2 Se il cliente accetta la quotazione di TNV, inoltrerà la quota di registrazione e al ricevimento di tutti questi AM sarà tenuto a verificare i dettagli rilevanti della domanda del cliente, la quotazione della quotazione riconfermerà il contratto. Può consultare il CEO o qualsiasi altro funzionario di TNV per effettuare una revisione accurata. Compresa l’attribuzione del settore di applicazione delle attività del cliente rientranti nell’ambito di applicazione della registrazione con il Questionario originale per verificare che non vi siano discrepanze. Qualsiasi discrepanza deve essere presa con il cliente e le differenze risolte prima dell’accettazione del lavoro.

 3.4.3 Sulla base della revisione del contratto per gli standard dei servizi di certificazione ISO per cui si applica, TNV deve determinare le competenze necessarie da includere nel suo gruppo di audit e per la decisione sulla certificazione

3.4.4 QM/AM in consultazione con il CEO procede alla finalizzazione del gruppo di audit. Il gruppo di audit sarà nominato e composto da auditor (ed esperti tecnici, se necessario) che, tra di loro, abbiano la totalità delle competenze individuate da TNV nella revisione della domanda per la certificazione dell’organizzazione richiedente. La selezione del team deve essere effettuata con riferimento alle designazioni di competenza di revisori ed esperti tecnici e può prevedere l’utilizzo di risorse umane sia interne che esterne. La selezione del team composto da Auditor/Team di Auditor incluso l’Esperto Tecnico è selezionata secondo la Procedura TNV.

3.4.5 La persona o le persone che condurranno la decisione sulla certificazione devono essere nominate garantendo la competenza appropriata.

TNV procede con l’attività di Audit di Certificazione Iniziale, che consta di due fasi (Stage-1+Stage 2), al termine della revisione del contratto e dell’accettazione degli accordi di certificazione TNV. L’Audit di Stage 1 viene condotto in tempi antecedenti lo stage 2, per fornire una valutazione a livello macro dello stato di attuazione e l’identificazione di eventuali carenze importanti nella conformità del sistema di qualità documentato in relazione ai requisiti degli standard di certificazione, e permettere eventuali azioni correttive da intraprendere prima dello Stage 2.

4.1 Audit di Fase 1:

L’audit di fase I ha lo scopo di:

1. Garantire che la documentazione del sistema di gestione del cliente soddisfi i requisiti della norma/specifica applicabile;
2. Raccogliere informazioni sulla pianificazione dell’audit di stage II e determinare la prontezza del cliente per l’audit di stage II compreso l’intervallo tra gli audit di stage I e Stage II.

L’audit di Fase I deve avere un piano di audit secondo il formato TNV-F-005. Normalmente l’audit di Stage I deve essere effettuato presso la sede del cliente. In casi eccezionali lo stage I potrebbe essere svolto senza visita (fuori sede). Tale decisione deve essere motivata nel rapporto di audit, che può essere basato sulle dimensioni, l’ubicazione, la considerazione del rischio, le conoscenze precedenti, ecc. del cliente. In tale situazione la direzione del cliente deve essere informata che la pianificazione dell’audit di fase II potrebbe non essere accurato.

Al termine dell’audit il capogruppo deve preparare un rapporto di audit che dichiari:

1. La situazione in cui si trova il sistema del cliente in merito alla disponibilità per l’audit di fase 2;
2. Eventuali carenze che impediscano al cliente di essere ritenuto pronto;
3. Aree di interesse, che potrebbero essere classificate come non conformità durante l’audit di stage II;
4. Durante la fase I dell’audit non devono essere individuate non conformità.
5. Il team leader deve quindi preparare un piano di audit per l’audit di fase II basato sui processi definiti dal cliente.
6. Rilievi dell’audit di Stage 1 documentati e comunicati al cliente dal Team Leader.

4.2 I risultati dell’audit di fase 1 devono essere documentati e comunicati al cliente, inclusa l’identificazione di eventuali aree problematiche che potrebbero essere classificate come non conformità durante l’audit di fase 2.

4.3 Nel determinare l’intervallo tra gli audit di fase 1 e di fase 2, si deve tenere conto delle esigenze del cliente per risolvere le aree problematiche identificate durante l’audit di fase 1. TNV potrebbe anche dover rivedere le sue disposizioni per la fase 2.

4.8 Si considera che il sistema di gestione generale sia in vigore da almeno tre mesi circa prima che venga preso in considerazione un eventuale Pre-Audit. Tuttavia, il tempo può essere deciso dal CEO.

4.9 Qualsiasi parte del sistema di gestione sottoposto ad audit nella fase I dell’audit e determinata per essere pienamente implementata, efficace e conforme ai requisiti dell’FSMS può essere lasciata durante l’audit di Fase 2.

L’audit di Fase II ha lo scopo di:

1. Garantire che il sistema di gestione del cliente sia conforme ai requisiti della norma/specifica applicabile, inclusa la sua efficacia;
2. Fornire linee guida per gli audit di follow-up associati/audit di sorveglianza e audit di ricertificazione.

L’ obiettivo dell’audit di stage 2 è valutare l’attuazione, inclusa l’efficacia, del sistema di gestione del cliente. Il piano di audit stage 2 è verificato per garantire che la maggior parte del tempo di audit sia dedicato alla verifica dell’effettiva attuazione del sistema di gestione nei luoghi in cui si svolgono le attività dell’organizzazione compresi gli audit in loco dei siti temporanei (Nell’audit del sistema di gestione l’80% del tempo di audit deve essere dedicato in loco).

TNV garantisce che l’audit di Fase 2 soddisfi i seguenti requisiti

5.1 L’ audit di Fase 2 deve aver luogo presso il/i sito/i del cliente

5.2 L’ audit di fase 2 deve essere condotto entro un massimo di 90 giorni dal completamento dell’audit di fase 1

5.3 Il caposquadra deve preparare un piano di audit da comunicare al cliente dopo il completamento dell’audit di fase 1

5.4 L’ audit di Fase 2 deve includere almeno quanto segue:

1. Informazioni e prove sulla conformità a tutti i requisiti della norma del sistema di gestione applicabile o altro documento normativo;
2. Monitoraggio, misurazione, rendicontazione e revisione delle prestazioni rispetto a obiettivi e traguardi chiave delle prestazioni (coerentemente con le aspettative nello standard del sistema di gestione applicabile o in altri documenti normativi);
3. Il sistema di gestione e le prestazioni del cliente rispetto ai requisiti legali e di altro tipo;
4. Procedure di controllo operativo dei processi del cliente;
5. Auditing interno e riesame della direzione
6. Impegno del management e responsabilità per le politiche del cliente
7. Collegamenti tra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi e i traguardi delle prestazioni (coerenti con le aspettative nella norma del sistema di gestione applicabile o altro documento normativo), eventuali requisiti legali e di altro tipo, responsabilità, competenza del personale, procedure operative, dati sulle prestazioni e audit interno risultati e conclusioni.
8. Varie registrazioni obbligatorie per garantire che il sistema di gestione sia operativo
9. Evidenza del monitoraggio della soddisfazione del cliente
10. L’organizzazione aderisce alle proprie politiche, obiettivi e procedure OHSAS.
11. Il sistema di gestione OHS è conforme a tutti i requisiti dello standard OHS e sta raggiungendo gli obiettivi della politica dell’organizzazione per fornire un ambiente di lavoro sano e sicuro.
12. Verificare l’effettiva attuazione della SSL, compresi i siti temporanei.

5.5 L’ audit deve iniziare con una riunione di apertura seguita da una visita in loco. Se l’audit dura più di un giorno di calendario, deve essere condotta una riunione per informare il cliente sui risultati della giornata, comprese eventuali non conformità, avanzamento dell’audit, qualsiasi problema riscontrato e modifica del piano di audit, se richiesto.

5.6 Prima di incontrare il cliente per la riunione di chiusura, il team leader deve avere un incontro con i membri del team per scambiarsi le indicazioni di ciascuno ed esaminare i risultati dell’audit in relazione allo stato di implementazione del sistema fino a quel momento.

5.7 Ciascun membro del team deve garantire che le note dell’Auditor siano leggibili, contenenti il ​​nome del principale verificato, la data e l’area/processo oggetto dell’audit, cosa e dove sia stato verificato, i riferimenti di documenti/registrazioni esaminati, qualsiasi non conformità identificata con evidenza oggettiva, categoria di non conformità, osservazioni ecc.

5.8 Per quanto possibile, almeno un membro del team deve possedere il relativo codice, che deve essere assegnato all’audit dei processi chiave del sistema di gestione. Nel caso in cui i membri del team non abbiano competenza, in tal caso deve essere organizzato uno specialista con codice appropriato.

5.9 È responsabilità del capogruppo garantire che l’audit sia completato per aree/processi da parte del gruppo e che tutti i requisiti siano coperti e che i membri del gruppo gli abbiano fornito gli input necessari per completare il rapporto.

5.10 Se l’audit deve essere condotto in una lingua sconosciuta a qualsiasi membro del team, incluso il capogruppo, dovrebbe essere organizzato un interprete adatto, garantendo l’imparzialità.

5.11 Se viene identificata una non conformità, il team leader deve spiegarla al soggetto verificato in modo soddisfacente.

5.12 Nella relazione finale devono essere registrate, oltre alle non conformità, eventuali osservazioni migliorative, aspetti positivi.

5.13 Nel decidere sulla raccomandazione, devono essere presi in considerazione questioni come il numero e la categoria di non conformità, qualsiasi concentrazione di non conformità rispetto a qualsiasi clausola (s), punto di vista dei membri del team.

5.14 Al termine della valutazione, dovrà essere redatto e consegnato al cliente un rapporto scritto, debitamente firmato dal capogruppo e dal rappresentante del cliente, che includerà eventuali non conformità identificate, raccomandazioni per la certificazione o altro.

5.15 Quando l’Organizzazione raccomandata per la certificazione, la stessa dovrà completare l’azione correttiva richiesta entro un massimo di 90 giorni dalla data della riunione di chiusura.

5.16 Una copia del verbale deve essere consegnata al cliente e una copia con il verbale di presenza e le note del team di audit deve essere inviata alla sede centrale di TNV.

5.17 Il Lead Auditor deve inviare una copia della relazione al cliente e la relazione accettata alla sede centrale di TNV Lucknow, Uttar Pradesh.

5.18 Il Lead Auditor deve identificare chiaramente le condizioni di raccomandazione con Non Conformità o senza Non Conformità, le osservazioni devono essere ben comunicate nel rapporto.

6.1 Le informazioni fornite dal gruppo di audit a TNV per la decisione sulla certificazione devono essere come da procedura TNV n. P 07. e devono, almeno, includere:

1. i rapporti di audit,
2. i commenti sulle non conformità e, ove applicabile,
3. le correzioni e le azioni correttive intraprese dal cliente,
4. la conferma delle informazioni fornite a TNV utilizzate nella revisione della domanda;
5. la raccomandazione sull’ottenimento o meno della certificazione, corredata di eventuali condizioni o osservazioni.

TNV prenderà la decisione sulla certificazione sulla base di una valutazione dei risultati e delle conclusioni dell’audit e di qualsiasi altra informazione rilevante (ad es. informazioni pubbliche, commenti sul rapporto di audit da parte del cliente).

6.2 Il Comitato di Certificazione TNV analizzerà tutte le informazioni e le prove di audit raccolte durante gli audit di fase 1 e di fase 2 per riesaminare i risultati dell’audit ed emettere o meno il Certificato.